Grundwissen Apothekenbetrieb: Für Selbstständige und Angestellte

Eine Apotheke ist kein „Tante-Emma-Laden“ und auch kein „Handy-Shop“ – mit anderen Worten: Nicht jeder darf eine Apotheke eröffnen. Man braucht eine Apothekenbetriebserlaubnis und diese erhält nur derjenige, der eine Approbation als Apotheker vorweisen kann. Nur ein approbierter Apotheker darf eine Apotheke in eigener Verantwortung leiten. Er stellt dazu einen schriftlichen Antrag bei der Apothekerkammer und gibt an, ab welchem Datum und für welche Apotheke er die Betriebserlaubnis beantragt.

Dem Antrag müssen beiliegen: ein Lebenslauf, eine beglaubigte Kopie der Approbationsurkunde, ein Führungszeugnis, ein ärztliches Zeugnis sowie eine Kopie des Pacht- oder Kaufvertrages und gegebenenfalls des Mietvertrages.

Die Apothekerkammer führt das Erlaubnisverfahren gemäß dem „Gesetz über das Apothekenwesen“ (ApoG) durch. Eine Apotheke darf erst eröffnet werden, nachdem die zuständige Behörde – in Niedersachsen ist es die Apothekenaufsicht der Apothekerkammer – bescheinigt hat, dass die Apotheke den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Voraussetzungen für den Apothekerbetrieb sind im Apothekengesetz (ApoG) und in der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) aufgeführt.

Bei Zahlenmenschen löst es einen Jubelschrei aus, wenn auf der Soll- und Habenseite die gleiche Summe steht. An der Buchführung führt kein Weg vorbei und sie ist auch sinnvoll, um den Erfolg oder Misserfolg seines Geschäftes zu messen. In Deutschland ist man als Gewerbetreibender und auch als Freiberufler zur Buchführung verpflichtet.

Es werden alle in der Apotheke anfallenden Geschäftsvorfälle (wie zum Beispiel Einkauf und Verkauf von Waren, Zahlung von Löhnen, Wertminderungen an Vermögensgegenständen durch planmäßige Abnutzung oder außerplanmäßige Ereignisse) anhand von Belegen lückenlos und chronologisch notiert. Die Beträge werden nach Sachzusammenhängen gesammelt und in Konten gruppiert.

Die Buchführung bildet die Basis für die Gewinnermittlung und den Jahresabschluss. Sie muss nach § 239 Handelsgesetzbuch so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten (zum Beispiel einem Finanzbeamten bei der Steuerprüfung) innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Zum Glück heute digital und mit der Registrierkasse gar nicht mehr so aufwendig. Alle Geschäftsvorfälle, die mit einer Barzahlung verbunden sind, müssen in ein Kassenbuch eingetragen werden. Im Allgemeinen werden die Barerlöse in einer Apotheke in eine Registrierkasse eingegeben und der tägliche Gesamtbetrag wird in das Kassenbuch übertragen. Das Kassenbuch wird in Kontoform geführt. Digitale Kassenbücher sind im Handel erhältlich. Der Saldo des Kassenbuches gibt den Bargeldbestand an. Dieser Saldo wird als Aktivposten im Umlaufvermögen in der Bilanz aufgenommen.

Die Führungskompetenzen des Teamleiters spielen eine entscheidende Rolle für die motivierende Mitarbeiterführung. Ein wertschätzendes Betriebsklima, die Berücksichtigung von persönlichen Qualifikationen und Berufszielen des einzelnen Mitarbeiters, die Definition von Zielen für das gesamte Team und die transparente Hierarchiegestaltung, ob flach oder streng, sind wichtige Parameter, damit sich alle Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz identifizieren können.

Vom Berufsethos sind Apotheker Heilberufler. Unternehmer, die einen Gewerbebetrieb betreiben, sind jedoch verpflichtet, sich in das Handelsgewerberegister eintragen zu lassen. Das gilt auch für Apotheker. Die Rechtsform heißt „Eingetragener Kaufmann, Eingetragene Kauffrau“. Der Inhaber/die Inhaberin einer Apotheke, also der Eingetragene Kaufmann beziehungsweise die Eingetragene Kauffrau, trägt die volle persönliche Haftung für alle Verbindlichkeiten der Apotheke. Will der eingetragene Kaufmann/die eingetragene Kauffrau Geschäftspartner aufnehmen, muss er oder sie in eine Personengesellschaft oder in eine Handelsgesellschaft umfirmieren.

Lage, Lage, Lage – die ist auch bei der Eröffnung einer Apotheke besonders wichtig. Es gibt sehr gute A-Lagen, die zentral und teuer sind. Sie haben eine hohe Passantenfrequenz und es gibt in der Nähe zahlreiche Geschäfte. B-Lagen sind Gegenden, die an die A-Lagen angrenzen, zum Beispiel die Nebenstraßen, die in der Nähe einer Hauptgeschäftsstraße liegen. Die Mieten sind meist günstiger. Es muss daher sehr gut überlegt werden, ob die Laufkundschaft, die höhere Miete in der A-Lage tragen kann.

In B-Lagen oder noch schlechteren Lagen muss der Apotheker eine verlässliche Stammkundschaft aufbauen. Hier kann es helfen, wenn viele Ärzte in der Nähe sind. Wenn es weitere Apotheken in der Nähe gibt, muss gut überlegt werden, ob im Einzugsgebiet ausreichend Patienten zu versorgen sind.

Ein wichtiges Kriterium für die Kundschaft einer Apotheke ist die Verkehrsanbindung oder das Vorhandensein von Parkplätzen. Wer eine Apotheke auf dem Land eröffnen oder übernehmen will, sollte sich die Stadt- und Einwohnerentwicklung genau anschauen.

Wer kauft schon gern die Katze im Sack? Vor einer Apothekenübernahme sollten daher eine sorgfältige mehrstufige Analyse der wirtschaftlichen Kennzahlen (Umsatz, Gewinn, Gewinnerwartung, Bilanzen) und der regionalen Apothekenstruktur sowie die Überprüfung der Standortfaktoren erfolgen (siehe Standortanalyse). Außerdem müssen die notwendigen Investitionen sowie die fortlaufenden Kosten analysiert werden. Auf dieser Basis wird mit der Bank ein passendes Finanzierungskonzept entwickelt.