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Grundwissen Apothekenbetrieb: Für Selbstständige und Angestellte

Einen Betrieb richtig aufbauen und führen

Haben Sie schon mal mit dem Gedanken gespielt, sich selbstständig zu machen? Wer eine Apotheke eröffnen möchte, muss einiges bedenken. Man braucht zum Beispiel eine Apothekenbetriebserlaubnis. Was das ist und vieles mehr, erfahren Sie unter „Grundwissen Apothekenbetrieb“. In den ersten Tagen als Inhaber oder auch leitender Angestellter strömt viel Neues auf Sie ein. Lesen Sie, worauf es bei der Mitarbeiterführung und bei der Teambildung ankommt. Wenn Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich gern bei der Apothekerkammer Niedersachsen oder bei den Mentoren, die auf dieser Webseite vorgestellt werden.

Apothekenfinanzierung

Wer eine Apotheke eröffnen will, braucht Geld. Wer die Finanzierung seiner neuen Apotheke oder eine Übernahme solide und wirtschaftlich planen will, sollte einen Beratungstermin bei einem Kreditinstitut vereinbaren. Es gibt zahlreiche Finanzierungskonzepte, doch nicht jedes passt auf Ihre persönlichen Bedürfnisse. Lassen Sie sich darum ausführlich beraten.

Bei einem Zinszahlungsdarlehen wird zum Beispiel die Darlehensschuld am Laufzeitende komplett zurückgeführt. Als Sicherheiten werden die Ansprüche an Kapitallebensversicherungen, privaten Rentenversicherungen, Bausparverträgen oder Investmentfonds an die Bank abgetreten. Diese werden separat gespart und am Ende der Laufzeit zur Rückführung des Darlehens verwendet.

Bei einem Tilgungsdarlehen bleibt die Tilgung während der Darlehenszeit konstant und die Zinsrate wird immer niedriger, sodass die Abzahlungsraten im Laufe der Zeit sinken. Beim Annuitätendarlehen steigt die Tilgungsrate während die Zinsen sinken. Das Annuitätendarlehen zeichnet sich dadurch aus, dass die Abzahlungsrate konstant bleibt.

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Apothekenbetriebserlaubnis

Eine Apotheke ist kein „Tante-Emma-Laden“ und auch kein „Handy-Shop“ – mit anderen Worten: Nicht jeder darf eine Apotheke eröffnen. Man braucht eine Apothekenbetriebserlaubnis und diese erhält nur derjenige, der eine Approbation als Apotheker vorweisen kann. Nur ein approbierter Apotheker darf eine Apotheke in eigener Verantwortung leiten. Er stellt dazu einen schriftlichen Antrag bei der Apothekerkammer und gibt an, ab welchem Datum und für welche Apotheke er die Betriebserlaubnis beantragt.

Dem Antrag müssen beiliegen: ein Lebenslauf, eine beglaubigte Kopie der Approbationsurkunde, ein Führungszeugnis, ein ärztliches Zeugnis sowie eine Kopie des Pacht- oder Kaufvertrages und gegebenenfalls des Mietvertrages.

Die Apothekerkammer führt das Erlaubnisverfahren gemäß dem „Gesetz über das Apothekenwesen“ (ApoG) durch. Eine Apotheke darf erst eröffnet werden, nachdem die zuständige Behörde – in Niedersachsen ist es die Apothekenaufsicht der Apothekerkammer – bescheinigt hat, dass die Apotheke den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Voraussetzungen für den Apothekerbetrieb sind im Apothekengesetz (ApoG) und in der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) aufgeführt.

Arbeitsrecht für Eltern

Berufstätige Eltern haben es nicht leicht. Sind zum Beispiel die Kinder krank, kann sich der Arbeitnehmer für jedes Kind unter zwölf Jahren für zehn Tage freistellen lassen. Bei Alleinerziehenden sind es 20 Arbeitstage. Leben mehr als zwei Kinder in der Familie, beträgt der maximale Anspruch 25 Arbeitstage und bei Alleinerziehenden 50 Arbeitstage. Je nach Arbeits- oder Tarifvertrag erhält der Arbeitnehmer entweder eine Gehaltsfortzahlung oder Krankengeld von der Krankenkasse.
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Buchführung

Bei Zahlenmenschen löst es einen Jubelschrei aus, wenn auf der Soll- und Habenseite die gleiche Summe steht. An der Buchführung führt kein Weg vorbei und sie ist auch sinnvoll, um den Erfolg oder Misserfolg seines Geschäftes zu messen. In Deutschland ist man als Gewerbetreibender und auch als Freiberufler zur Buchführung verpflichtet.

Es werden alle in der Apotheke anfallenden Geschäftsvorfälle (wie zum Beispiel Einkauf und Verkauf von Waren, Zahlung von Löhnen, Wertminderungen an Vermögensgegenständen durch planmäßige Abnutzung oder außerplanmäßige Ereignisse) anhand von Belegen lückenlos und chronologisch notiert. Die Beträge werden nach Sachzusammenhängen gesammelt und in Konten gruppiert.

Die Buchführung bildet die Basis für die Gewinnermittlung und den Jahresabschluss. Sie muss nach § 239 Handelsgesetzbuch so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten (zum Beispiel einem Finanzbeamten bei der Steuerprüfung) innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vermitteln kann.

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Doppelte Buchführung

Diese Buchführung sieht vor, dass der Erfolg einer Unternehmung auf zweifache Art nachgewiesen wird: einmal durch den Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen Jahres mit dem des Vorjahres in der Bilanz und einmal durch den Vergleich der aktuellen Aufwendungen und Erträge in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Kassenbuch

Zum Glück heute digital und mit der Registrierkasse gar nicht mehr so aufwendig. Alle Geschäftsvorfälle, die mit einer Barzahlung verbunden sind, müssen in ein Kassenbuch eingetragen werden. Im Allgemeinen werden die Barerlöse in einer Apotheke in eine Registrierkasse eingegeben und der tägliche Gesamtbetrag wird in das Kassenbuch übertragen. Das Kassenbuch wird in Kontoform geführt. Digitale Kassenbücher sind im Handel erhältlich. Der Saldo des Kassenbuches gibt den Bargeldbestand an. Dieser Saldo wird als Aktivposten im Umlaufvermögen in der Bilanz aufgenommen.

Marketingaktivitäten

Die Arzneimittel der Apotheker müssen vor allem sicher sein, denn hier geht es um die Gesundheit der Patienten. Eine informationsorientierte Werbung, die auch für einen besseren Umgang mit Medikamenten steht, ist sinnvoll, um Kunden zu gewinnen und zu halten. Bei Werbemaßnahmen sind zahlreiche wettbewerbsrechtliche Vorgaben, insbesondere im Heilmittelwerbegesetz, in der Berufsordnung und im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb zu beachten. Bei Zweifeln empfiehlt es sich, den Rat der Apothekerkammer einzuholen.

Mitarbeiterführung

Die Führungskompetenzen des Teamleiters spielen eine entscheidende Rolle für die motivierende Mitarbeiterführung. Ein wertschätzendes Betriebsklima, die Berücksichtigung von persönlichen Qualifikationen und Berufszielen des einzelnen Mitarbeiters, die Definition von Zielen für das gesamte Team und die transparente Hierarchiegestaltung, ob flach oder streng, sind wichtige Parameter, damit sich alle Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz identifizieren können.
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Qualitätsmanagement

Apotheker wollen Sicherheit bieten, denn die Gesundheit ist ein hohes Gut. Apotheker arbeiten mit Medikamenten und Wirkstoffen, die falsch eingesetzt, großen Schaden anrichten können. Mit der im Jahr 2012 novellierten Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) ist ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) entsprechend Art und Umfang der pharmazeutischen Tätigkeiten für jede Apotheke verpflichtend vorgeschrieben. Ziel des kontinuierlichen Qualitätsmanagements ist die ständige Verbesserung der Prozesse und Abläufe in der Apotheke sowie deren Dokumentation.

Das systematische QMS der Apothekerkammer Niedersachsen basiert auf dem PDCA-Zyklus (PDCA =  Plan, Do, Check, Act) nach Edward Deming. Dieses Kreislaufsystem beinhaltet die Qualitätsbeobachtung und Problemerkennung, die Analyse und Lösung, die Umsetzung in die tägliche Routine, die Evaluation sowie die Sicherstellung, dass das Problem nicht erneut auftritt. Die Einführung des systematischen QMS hat direkte, positive Auswirkungen auf die konkreten Betriebsabläufe in der Apotheke.

Rechtsform Eingetragener Kaufmann / Eingetragene Kauffrau (e. K., eK, e. Kfm., e. Kfr.)

Vom Berufsethos sind Apotheker Heilberufler. Unternehmer, die einen Gewerbebetrieb betreiben, sind jedoch verpflichtet, sich in das Handelsgewerberegister eintragen zu lassen. Das gilt auch für Apotheker. Die Rechtsform heißt „Eingetragener Kaufmann, Eingetragene Kauffrau“. Der Inhaber/die Inhaberin einer Apotheke, also der Eingetragene Kaufmann beziehungsweise die Eingetragene Kauffrau, trägt die volle persönliche Haftung für alle Verbindlichkeiten der Apotheke. Will der eingetragene Kaufmann/die eingetragene Kauffrau Geschäftspartner aufnehmen, muss er oder sie in eine Personengesellschaft oder in eine Handelsgesellschaft umfirmieren.

Rechtsform Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) / offene Handelsgesellschaft (oHG)

Betreiben mehrere Personen zusammen eine Apotheke, ist das als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder als offene Handelsgesellschaft (oHG) möglich. Alle Gesellschafter müssen die persönlichen und fachlichen Voraussetzungen erfüllen und diese von der zuständigen Behörde erhalten haben. Auch bei der Führung der Apotheke in Form einer GbR oder einer oHG bleiben alle Gesellschafter persönlich voll verantwortlich.

Standortanalyse

Lage, Lage, Lage – die ist auch bei der Eröffnung einer Apotheke besonders wichtig. Es gibt sehr gute A-Lagen, die zentral und teuer sind. Sie haben eine hohe Passantenfrequenz und es gibt in der Nähe zahlreiche Geschäfte. B-Lagen sind Gegenden, die an die A-Lagen angrenzen, zum Beispiel die Nebenstraßen, die in der Nähe einer Hauptgeschäftsstraße liegen. Die Mieten sind meist günstiger. Es muss daher sehr gut überlegt werden, ob die Laufkundschaft, die höhere Miete in der A-Lage tragen kann.

In B-Lagen oder noch schlechteren Lagen muss der Apotheker eine verlässliche Stammkundschaft aufbauen. Hier kann es helfen, wenn viele Ärzte in der Nähe sind. Wenn es weitere Apotheken in der Nähe gibt, muss gut überlegt werden, ob im Einzugsgebiet ausreichend Patienten zu versorgen sind.

Ein wichtiges Kriterium für die Kundschaft einer Apotheke ist die Verkehrsanbindung oder das Vorhandensein von Parkplätzen. Wer eine Apotheke auf dem Land eröffnen oder übernehmen will, sollte sich die Stadt- und Einwohnerentwicklung genau anschauen.

Teambildung

Bei ruhigem Wetter kann jeder leicht Steuermann sein, sagt eine chinesische Weisheit. Doch eine Apotheke ist manchmal auch ein Schiff auf hoher stürmischer See. Der selbstständige Apotheker muss deshalb neben seiner fachlichen Qualifikation auch persönliche und soziale Kompetenzen einbringen, damit alle Apothekermitarbeiter gemeinsam ein gut funktionierendes und leistungsfähiges Team bilden. Dabei müssen die unterschiedlichen Persönlichkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter so zusammengeführt werden, dass sich jeder als vollwertiges Teammitglied versteht und seine Aufgaben motiviert erfüllt.
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Übernahme

Wer kauft schon gern die Katze im Sack? Vor einer Apothekenübernahme sollten daher eine sorgfältige mehrstufige Analyse der wirtschaftlichen Kennzahlen (Umsatz, Gewinn, Gewinnerwartung, Bilanzen) und der regionalen Apothekenstruktur sowie die Überprüfung der Standortfaktoren erfolgen (siehe Standortanalyse). Außerdem müssen die notwendigen Investitionen sowie die fortlaufenden Kosten analysiert werden. Auf dieser Basis wird mit der Bank ein passendes Finanzierungskonzept entwickelt.